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年会的开展酒店和节目内容的选择都是需要大家精心策划的，但其中面临的一个大问题就是年会的费用成本如何安排控制。虽然也比较注重大家的情感体验，但是不管如何一场活动下来的费用成本仍需要精心规划，要让年会策划活动丰富多彩的同时还应该节约成本。下面粤港澳大湾区年会活动策划公司就教小伙伴们如何才能很好的控制成本。
1、年会活动策划的开始时间
作为一名专业的年会活动策划人，活动前一定要提前与演员进行清晰沟通。一般音乐表演和娱乐活动应至少提前15分钟安排在到达正式活动开始时间之前，确保年会不会有冷点。要向演员强调必须在客人到达之前做好准备。如果说演员在演出开始前档期满了必须提前做好安排。
2、若是年会活动策划现场很嗨，艺人是否要延长演出时间?
如果要延长时间，年会活动的负责人员应向演员说明。因为有的时候会进行到很晚，所以有必要让相关部门找到合适的时间。同时上海年会活动策划公司为了明确延长演出时间的成本，大家必须在接到通知前告知演奏乐队成员不能带走任何音响设备。
3、年会活动设备的使用情况
设备是精致的、粗糙的还是直接就是坏的？这符合公司的形象吗？这个或那个有问题吗？活动图片或文字是否使用得合适？等等一系列问题按大家都需要提前检查好，不要在活动当天突然发现设备的质量有问题从而影响活动。
4、年会活动中是否具备带有公司logo的代表物
活动策划者应与经纪人先提前进行协商，如果有公司的产品在舞台上，一些明星可能就会拒绝登台，因为这看起来似乎就是在为产品代言。因此必须要得到对方的书面同意，否则产品展示位必须要与演出舞台分开。
5、大家是否需要化妆室
试衣间的数目和面积是多少?大家是否有特别要求，如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储藏室或茶点?如果娱乐节目中有动物表演，年度活动策划者必须保证活动的进行。为了客人安全着想，我们还必须要加强活动的安全性。
6、对服装有什么要求?
演员们应该怎样着装，是直接盛装打扮出场还是到了现场才换衣服，如果他们需要一些繁多的身体彩绘或大的化妆区，是否要有一个单独的洗手间，更衣室是否需要采取安全措施等，简而言之演员的着装和举止要求必须清楚地告知签约演员。
7、如果出现紧急情况是否有对应的固定电话和手机号码联系
大家必须知道活动现场上每个人的电话号码。如果在年会当天发生一些意外情况，必须应该知道要去找谁，去哪里以及如何尽快找到它。
8、年会现场的活动设备什么时候到
要了解活动现场的安装需要多长时间，在年会策划过程中，大家要了解设备的使用方式，确定是否需要对停车场的卸货进行特殊安排。要知道是谁来负责安装工作。
9、如何解决客人的要求
在处理解决客人的要求时，大家必须要学会全面考虑。例如为了方便客人在招待会上认识和交朋友，年会活动策划者可以安排低档的爵士音乐，来舒缓现场的活动气氛。
